Facility Supervisor

Job Purpose – is to ensure the optimal functioning, safety, and maintenance of the physical facilities, the role is critical in maintaining the operational efficiency and safety of the business's physical locations, allowing the core business activities—such as sales, inventory management, and customer service—to run smoothly.

DUTIES: 

Maintenance and Repairs: 

• Ensure that all equipment, fixtures, and building infrastructure are properly maintained.
• Schedule and oversee repairs, either by internal teams or external contractors.
• Ensure timely preventive maintenance to avoid unexpected breakdowns.

Vendor and Contractor Management: 

• Liaise with vendors and contractors for outsourced services (e.g., repairs).
• Negotiate contracts and service-level agreements .
• Ensure work done by third parties meets quality standards and timelines.

Staff Supervision and Coordination: 

• Oversee facility support staff, such as maintenance workers, janitors etc.
• Assign tasks, manage schedules, and ensure high performance within the team.
• Provide training and professional development opportunities for staff.

Emergency Response: 

• Act as the point of contact for emergency situations (fire, flood, equipment breakdowns).
• Coordinate responses to emergencies and manage evacuation procedures when necessary.

Requirements:

• Bachelor’s Degree in facility management, business administration, engineering, or a related field 
• Prior experience in facility management, maintenance, or a related field (3-5 years).
• Experience in managing teams of maintenance technician.
• Experience with vendor management and contract negotiations.
• Knowledge of preventive maintenance, and compliance regulations.
• Understanding of building systems such as HVAC, plumbing, electrical, and fire safety systems.
• Ability to manage, motivate, and direct facility-related staff.
• Excellent verbal and written communication skills for reporting, team coordination, and dealing with vendors or contractors.
• Quick decision-making skills to handle facility issues or emergencies.
• Ability to manage and allocate resources, track spending, and stay within budget.
• Strong ability to plan, schedule, and coordinate multiple tasks and projects simultaneously.
• Ensuring that all aspects of the facility are running efficiently, and up to standard.
• Ability to prioritize tasks and meet deadlines effectively.
• Must be able to work in varied conditions, such as indoor/outdoor environments, and be on call for emergency repairs or situations.
• Ability to provide excellent service to both internal and external stakeholders, including responding to issues, resolving complaints, and ensuring satisfaction with the facility’s condition.

 

Vəzifə: İstismar xidmətləri üzrə supervayzer

Vəzifənin Məqsədi –obyektlərin optimal şəkildə işləməsi, təhlükəsizliyi və saxlanmasını təmin etməkdir. Bu rol, satış, inventar idarəçiliyi və müştəri xidməti kimi əsas iş fəaliyyətlərinin problemsiz aparılmasına şərait yaratmaqla müəssisənin fiziki məkanlarının iş səmərəliliyinin və təhlükəsizliyinin qorunmasında həlledici əhəmiyyətə malikdir.

ÖHDƏLIKLƏR:

Texniki Xidmət və Təmirlər

• Bütün avadanlıqların, qurğuların və binanın infrastrukturunun lazımi qaydada saxlanılmasını təmin etmək.
• Daxili komandalar və ya xarici podratçılar tərəfindən təmir işlərini planlaşdırmaq və nəzarət etmək.
• Gözlənilməz nasazlıqların qarşısını almaq üçün vaxtında profilaktik texniki xidmət həyata keçirmək.

Təchizatçı və Podratçıların İdarə Edilməsi: 

• Kənardan təmin edilən xidmətlər (məsələn, təmir işləri) üçün təchizatçılar və podratçılarla əlaqə saxlamaq.
• Müqavilələri və xidmət səviyyəsi haqqında razılaşmaları müzakirə etmək.
• Üçüncü tərəflərin gördüyü işlərin keyfiyyət standartlarına və vaxt çərçivəsinə uyğun olmasını təmin etmək.

İşçi Heyətinə Nəzarət və Koordinasiya: 

• Texniki işçi heyətinə nəzarət etmək
• Tapşırıqlar təyin etmək, cədvəlləri idarə etmək və komandanın yüksək performans göstərməsini təmin etmək.
• Heyət üçün təlim və peşə inkişafı imkanları yaratmaq.

Fövqəladə Hallara Cavab: 

• Fors major hallarda və habelə avadanlıqların sıradan çıxması kimi fövqəladə vəziyyətlərdə əlaqə nöqtəsi kimi çıxış etmək.
• Fövqəladə hallara cavab tədbirlərini əlaqələndirmək və lazım olduqda evakuasiya prosedurlarını idarə etmək.

TƏLƏBLƏR:

• Obyekt idarəçiliyi, biznesin idarə edilməsi, mühəndislik və ya əlaqəli sahədə bakalavr dərəcəsi.
• 3-5 il texniki xidmət və ya obyekt idarəçiliyi sahəsində əvvəlki iş təcrübəsi.
• Texniki işçi komandasına rəhbərlik etmək təcrübəsi.
• Təchizatçılarla iş və müqavilə müzakirəsi təcrübəsi.
• Profilaktik texniki xidmət, təhlükəsizlik protokolları və uyğunluq qaydalarına dair bilik.
• HVAC, santexnika, elektrik və yanğın təhlükəsizliyi sistemləri kimi bina sistemləri haqqında anlayış.
• Texniki işçiləri idarə etmək, motivasiya etmək və istiqamətləndirmək bacarığı.
• Hesabat vermək, komandanı koordinasiya etmək və təchizatçılar və ya podratçılarla iş aparmaq üçün əla şifahi və yazılı ünsiyyət bacarıqları.
• Obyekt problemləri və ya fövqəladə halları idarə etmək üçün sürətli qərarvermə bacarığı.
• Resursları idarə etmək bacarığı. 
• Bir neçə tapşırığı və layihəni eyni zamanda planlaşdırmaq, cədvəl tərtib etmək və koordinasiya etmək bacarığı.
• Obyektin bütün aspektlərinin səmərəli, təmiz və standartlara uyğun işlədiyini təmin etmək bacarığı.
• Tapşırıqları prioritetləşdirmək və son tarixlərə effektiv şəkildə riayət etmək bacarığı.
• Daxili və xarici maraqlı tərəflərə əla xidmət göstərmək, məsələlərə cavab vermək, şikayətləri həll etmək və obyektin vəziyyətindən məmnunluq təmin etmək bacarığı.