Administrative Support Specialist

About the vacancy:

Division: Business Assurance, Risk Management and HSE Department

Working schedule: 5 days a week, from 09:00 to 18:00. Based on nature of the work you will be able to work from office and from home

Deadline to apply: 14.05.2024.

Your responsibilities as Administrative Support Specialist:

• Collect and proceed with requests related to Administrative Department;
• Develop procurement-related documents, including registration and collection of relevant documents for tender docs, ASRs, SOW,  acts etc;
• Order, accept and distribute of monthly household and stationery materials;
• Arrange purchase of materials, furniture and services for all office and subsidiaries organizations and preparation of reports for accounting;
• Controlling Utility issues;
• Annual and monthly reporting;
• Create and adjust of Admin related PR/PO, MSR documents flow (including registration and collection of relevant documents: MSR, PR, PO, way-bills, acts etc.); proceed with signing & payment processes.

Position requirements:

• Bachelor's degree;
• Strong interpersonal skills, being a team player;
• Customer focus, proactive and good understanding of Company ’strategy and business model;
• Ability to multitask and meet daily deadlines/ Work well under pressure;
• 1-2 years of experience in relevant industry;
• Fluent in Azerbaijani and English (both writing and speaking);
• Dil və kompyuter proqramları bilikləri.

Applications will be reviewed against position requirements and only shortlisted candidates will be contacted.

Vakansiya haqqında:

İdarə: Biznesin Təminatı, Risklərin İdarə Olunması və SƏTƏM Şöbəsi 

İş qrafiki: Həftənin 5 günü saat 09:00-dan 18:00-dək. İşin tələblərinə əsasən ofisdən və evdən çalışa biləcəksiniz

Son müraciət tarixi: 14.05.2024.

İnzibati işlər üzrə mütəxəssis olaraq sizin vəzifə öhdəlikləriniz:

• Ümumi İnzibati İşlər şöbəsi ilə bağlı sorğuların toplanması və işlənməsi;
• Aylıq təsərrüfat malların və ofis ləvazimatların sifarişi, qəbulu və paylanılması;
• Təhcizata aid olan sənədləri, o cümlədən tender sənədləri, ASR, SOW, aktlar və s. Üçün müvafiq sənədlərin qyediyyatı və toplanması;
• Bütün ofislər  üçün müəyyən olunmuş prosedura uyğun material, mebel və xidmətlərin satınalınmasnın təşkil və mühasibatlıq üçün hesabatların hazırlanması;
• Kommunal məsələlərə nəzarət;
• Bİllik və aylıq hesabatı; 
• PR/PO-rın açılması və tənzimləməsi. İnzibati şöbəyə aid olan hesab-fakturaların dövriyyəsi (qeydiyyat və tələb olunan sənədlərin toplanılması: PR, PO, MSR, aktlar və s.), imzaya təqdim edilməsi və ödənişə otürülməsi.

Vəzifənin tələbləri:

• Ali təhsil;
• Güclü ünsiyyət bacarığıqları və komanda oyunçusu;
• Müştəriyə diqqət, fəaliyyət və şirkətinin strategiyasını və biznes modelin anlaşması;
• Bir çox işləri eyni zamanda, verilən vaxtinda yerinə yetirilmə və təzyiq altında işləmə bacarığı;
• Uyğun sahədə 1-2 il iş təcrübəsi;
• Dil və kompyuter proqramları bilikləri;
• Azərbaycan və ingilis dilləri mükəmməl (yazı və danışma); 

Müraciətlər vakansiyanın tələblərinə əsasən dəyərləndiriləcək və yalnız seçilmiş namizədlərlə əlaqə saxlanılacaqdır.