PMO and Executive Coordinator

Division: Project Management Office

Working schedule: 5 days a week, from 09:00 to 18:00. Based on the nature of the work you will be able to work from the office and from home

Deadline to apply: 27.11.2023

Your responsibilities as PMO and Executive Coordinator:

Internal Committees management:

• Assist in the establishment/revision of Internal Committees’ charters and guidelines;
• Provide executive secretarial facilitation/support for Executive Management members and Committees;
• Align and process in accordance with the Company's Internal committee’s management guidelines;
• Prepare committee materials/presentations, set up agendas, organize and attend the Committee meetings;
• Prepare, document, and retain the minutes, briefs, and protocols;
• Provide storage and archive of proper filings and records, including those of a confidential and sensitive nature;

External Committees coordination:

• Assist Corporate Center / Corporate Governance Function on coordination and managing of periodic external committees’ meetings;
• Prepare meeting materials/presentation pack, set up agendas;
• Ensure internal stakeholders’ alignment and invitation to External Committee meetings;
• Assist with the preparations of minutes and protocols;
• Align the final versions of Committee inputs and protocols with the Management;
• Share the final inputs with internal Management and Corporate Center;
• Organize and manage weekly Management meetings and other related regular meetings, presentation pack preparation, dissemination and when required Protocol preparations;
• Provide administrative assistance to Company Corporate communication function on quarterly and annual business review meetings organization works
• Prepare agenda and presentation pack, ensure internal stakeholders alignment for quarterly and annual business review meetings.

Other Secretarial services / administrative assistance:

• Organize meetings and coordinate the calendar for Strategic PMO functional Superior;
• Liaison (coordination, registration and tracking of queries) between group Companies and Holding, provide administrative support for Executive Management members;
• Coordinate the meeting organization with the relevant Personal Assistants of Management;
• Coordinate with internal and external stakeholders, providing prompt and customer-focused service;
• Provide storage and archive of proper filings and records, including those of a confidential and sensitive nature;
• Provide ad-hoc management reporting when requested, prepare group presentations;
• Establishing/enhancing the Company’s development programs and governance processes;
• Building strategic and operational plans, roadmaps, and action plans;
• Timely tracking of the plan implementation process;
• Execute Superior’s verbal and written instructions and assignments.

Position requirements:

• Higher education in Economics or related fields;
• Business Administration (MBA is an advantage);
• One year of experience in executive secretarial jobs or similar administrative roles;
• Fluent knowledge of Azerbaijani and English languages; Good knowledge of Russian will be an advantage;
• Advanced user of MS Office (in particular MS Project, MS Excel, MS Visio, and MS PowerPoint);
• Strong written and verbal communication skills;
• Strong PowerPoint and other visualization/presentation tools knowledge;
• Detailed-oriented, high organizational and planning abilities;
• High analytical skills;
• Time management skills;
• Leadership and facilitating skills;
• Knowledge and skills in administrative fields

Applications will be reviewed against position requirements and only shortlisted candidates will be contacted.

 

İdarə: Layihə İdarəetmə Ofisi 

İş qrafiki: Həftənin 5 günü saat 09:00-dan 18:00-dək. İşin tələblərinə əsasən ofisdən və evdən çalışa biləcəksiniz

Son müraciət tarixi: 27.11.2023

Layihə İdarəetmə Ofisi və İcraçı Koordinatoru olaraq Sizin vəzifə öhdəlikləriniz:

Daxili Komitələrin İdarə Edilməsi:

• Daxili Komitələrin nizamnamələrinin və təlimatlarının hazırlanmasına, nəzərdən keçirilməsinə yardım etmək;
• İcraçı Rəhbərliyin üzvləri və Komitələr üçün icraçı katiblik yardımını, dəstəyini təmin etmək; 
• Şirkətin Daxili Komitələrin İdarə Edilməsi Təlimatına əsasən uyğunlaşdırma və prosesin həyata keçirilməsi;
• Komitə materiallarının, təqdimatların hazırlanması, gündəliklərin tərtib edilməsi, Komitə iclaslarının təşkili və iclaslarda iştirak; 
• Protokolları və xülasələri hazırlamaq, sənədləşdirmək və saxlamaq;
• Məxfi və həssas xarakterli sənədlər də daxil olmaqla, müvafiq sənədlərin və qeydlərin saxlanılmasını və arxivləşdirilməsini təmin etmək;

Xarici Komitələrin Əlaqələndirilməsi:

• Xarici komitələrin dövri iclaslarının əlaqələndirilməsində və idarə olunmasında Korporativ Mərkəzə / Korporativ İdarəetmə Funksiyasına yardım göstərmək;
• İclas materiallarını/təqdimat paketini hazırlamaq, gündəlikləri tərtib etmək;
• Aidiyyatı daxili dairələrin  əlaqələndirilməsini və Xarici Komitə iclaslarına dəvət olunmasını təmin etmək;
• Protokolların hazırlanmasında köməklik göstərmək; 
• Komitənin giriş məlumatlarının və protokolların son versiyalarını Rəhbərliklə razılaşdırmaq;
• Yekun məlumatları daxili İdarəetmə və Korporativ Mərkəzlə paylaşmaq;
• Rəhbərliklə həftəlik toplantıları və digər əlaqədar müntəzəm toplantıları, təqdimat paketinin hazırlanmasını, yayılmasını və lazım olduqda Protokolun hazırlıqlarını təşkil etmək və idarə etmək; 
• Rüblük və illik biznes baxış toplantılarının təşkilində şirkətin Korporativ ünsiyyət funksiyasına inzibati yardım göstərmək;
• Gündəliyi və təqdimat paketini hazırlamaq, rüblük və illik biznes baxış toplantıları üçün aidiyyatı daxili tərəflərin hazırlanmasını təmin etmək;

Digər Katiblik xidmətləri / inzibati yardım:

• Strateji LİO Rəhbəri üçün toplantılar təşkil etmək və qrafiki əlaqələndirmək;
• Qrup Şirkətləri və Holdinq arasında əlaqələndirmə (sorğuların əlaqələndirilməsi, qeydiyyatı və izlənilməsi), İcraçı Rəhbərliyin üzvlərinə inzibati dəstək göstərmək ;
• Rəhbərliyin müvafiq Şəxsi Köməkçiləri ilə toplantıların təşkilini əlaqələndirmək;
• Daxili və xarici aidiyyatı tərəflərlə koordinasiya, operativ və müştəri yönümlü xidmət göstərmək;
• Məxfi və həssas xarakterli sənədlər də daxil olmaqla, müvafiq sənədlərin və qeydlərin saxlanılmasını və arxivləşdirilməsini təmin etmək ;
• Tələb olunduqda xüsusi idarəetmə hesabatının təqdim edilməsi, qrup təqdimatlarının hazırlanması; 
• Aşağıdakılar üzrə köməkçi tapşırıqları yerinə yetirmək; 
• Şirkətin inkişaf proqramlarının və idarəetmə proseslərinin yaradılması/təkmilləşdirilməsi;
• Strateji və əməliyyat planlarının, yol xəritələrinin, fəaliyyət planlarının qurulması;
• Planın icra edilmə prosesinin vaxtında izlənilməsi;
• Üst rəhbərin şifahi və yazılı göstəriş və tapşırıqlarının yerinə yetirilməsi.

Vəzifənin tələbləri:

• İqtisadiyyat və ya müvafiq sahələr üzrə ali təhsil;
• Biznes İdarəedilməsi (MBA üstünlükdür);
• Güclü yazılı və şifahi ünsiyyət bacarıqları ; 
• İcraçı katiblik və ya oxşar inzibati vəzifələrdə bir illik təcrübə;
• Azərbaycan və ingilis dilləri üzrə səlis bilik; Rus dili üzrə yaxşı bilik üstünlükdür;
• MS Office proqramlarının üstün səviyyədə istifadəçisi olmaq (xüsusilə MS Project, MS Excel, MS Visio və MS Power Point);
• Powerpoint və digər vizuallaşdırma/təqdimat alətləri üzrə yüksək səviyyədə biliklər;
• Detallara diqqət yetirmək, təşkilatçılıq və planlaşdırma bacarıqları;
• Yüksək analitik bacarıqlar; 
• Vaxtın idarə edilməsi bacarıqları; 
• Liderlik və yardım bacarıqları;
• İnzibati sahədə bilik və bacarıqlar;

Müraciətlər vakansiyanın tələblərinə əsasən dəyərləndiriləcək və yalnız seçilmiş namizədlərlə əlaqə saxlanılacaqdır.